Políticas

Estudio Fotográfico y Audiovisual  ·  Bucaramanga, Santander, Colombia

Versión 1.0  ·  Vigente desde mayo de 2025

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

En cumplimiento del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se informa que el Responsable del Tratamiento de sus datos personales es:

2. Marco Legal

Esta política se fundamenta en el siguiente marco normativo colombiano:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia: 
• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia: Consagra el derecho fundamental al Habeas Data y a la intimidad personal.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012: Régimen General de Protección de Datos Personales en Colombia. Regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013: Reglamentación de la Ley 1581, especialmente en materia de autorización del titular, aviso de privacidad y transferencia de datos.
• Ley 1266 de 2008: Habeas Data Financiero, aplicable en lo que corresponda.
• Circular Externa 001 de 2025 de la SIC: Lineamientos de responsabilidad demostrada para el tratamiento de datos.

ELCUBO BGA declara que todas sus prácticas de tratamiento de datos personales son conformes con la normativa vigente y se actualizarán oportunamente ante cualquier modificación legislativa, incluyendo los Proyectos de Ley 214 y 274 de 2025 que cursan actualmente en el Congreso de la República.

3. Principios Rectores del Tratamiento

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, ELCUBO BGA se compromete a respetar los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:

• Legalidad: El tratamiento de datos se realizará conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.
• Finalidad: Los datos serán recolectados con finalidades determinadas, explícitas y legítimas, y no serán tratados de manera incompatible con dichas finalidades.
• Libertad: El tratamiento solo se llevará a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos no podrán obtenerse ni tratarse sin autorización o mandato legal.
• Veracidad: Los datos deben ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
• Transparencia: El titular tendrá derecho a obtener información sobre los datos que sobre él reposen en nuestras bases de datos y sobre el uso dado a los mismos.
• Acceso y circulación restringida: El tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular o por quienes tengan mandato legal. Los datos no estarán disponibles en internet u otros medios de difusión masiva, salvo en los casos expresamente autorizados.
• Seguridad: Se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la seguridad de los datos y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con ELCUBO BGA.

4. Datos Personales que Recolectamos

A continuación se detallan las categorías de datos personales que ELCUBO BGA recolecta, junto con la finalidad específica de cada uno:

5. Finalidades del Tratamiento

ELCUBO BGA tratará los datos personales de sus titulares exclusivamente para las siguientes finalidades, conforme al artículo 13 del Decreto 1377 de 2013:

5.1 Finalidades de reserva y prestación del servicio

• Gestionar, confirmar y administrar las reservas del estudio fotográfico.
• Enviar recordatorios de sesión por WhatsApp, correo electrónico u otros canales habilitados.
• Procesar pagos, anticipos y saldos pendientes, y emitir los documentos de cobro correspondientes.
• Elaborar el contrato de alquiler de estudio y equipos.
• Verificar la identidad del cliente previo al ingreso al estudio.
• Gestionar el inventario de equipos y el acta de entrega.
• Atender peticiones, quejas y reclamos (PQR) relacionadas con el servicio.

5.2 Finalidades de marketing y comunicaciones comerciales

Con la autorización expresa del titular, ELCUBO BGA podrá:

• Enviar comunicaciones comerciales, promociones, descuentos y novedades del estudio por correo electrónico, WhatsApp u otras plataformas de mensajería.
• Realizar campañas de remarketing digital en plataformas como Meta (Facebook/Instagram) y Google Ads, cargando listas de contactos autorizados.
• Publicar contenido del estudio (incluyendo testimonios o reseñas del cliente, con su consentimiento) en redes sociales (@elcubobga).
• Invitar al titular a eventos, talleres y lanzamientos relacionados con la actividad del estudio.
• Realizar encuestas de satisfacción y estudios de mercado para mejorar el servicio.
• Segmentar audiencias para ofrecer paquetes o servicios personalizados según el historial del cliente.

5.3 Finalidades analíticas y de mejora

• Analizar el comportamiento de los usuarios en nuestro sitio web mediante herramientas como Google Analytics (uso de cookies — ver Sección 11).
• Generar estadísticas internas sobre tipos de sesión, horarios de mayor demanda y preferencias de clientes para optimizar la oferta del estudio.
• Realizar análisis de rendimiento del negocio sin identificar individualmente a los titulares (datos anonimizados o agregados).

6. Autorización del Titular

En cumplimiento del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, ELCUBO BGA obtendrá la autorización previa, expresa e informada del titular antes de realizar cualquier tratamiento de sus datos personales. Esta autorización se obtiene mediante:

• El formulario de reserva en línea del sitio web, que incluye un campo de aceptación de la presente Política de Privacidad.
• El Contrato de Alquiler de Estudio y Equipos, que contiene una cláusula expresa de autorización para el tratamiento de datos.
• El formulario de contacto o de inscripción a talleres y eventos.
• La suscripción voluntaria a nuestros canales de comunicación (WhatsApp, correo electrónico).

La autorización deberá constar en medio verificable (registro digital, documento físico firmado o evidencia de aceptación en plataforma). ELCUBO BGA conservará la evidencia de la autorización durante el tiempo que dure la relación comercial y por un período de cinco (5) años adicionales, conforme a las normas de conservación documental aplicables.

7. Derechos del Titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos, los cuales podrá ejercer en cualquier momento de forma gratuita:

7.1 Procedimiento para ejercer sus derechos (PQR)

Para ejercer cualquiera de los derechos anteriores, el titular deberá:

1. Enviar su solicitud al correo privacidad@elcubobga.com con el asunto ‘SOLICITUD DATOS PERSONALES — [su nombre completo]’.
2. Incluir: nombre completo, número de identificación, descripción clara de la solicitud y datos de contacto para respuesta.
3. ELCUBO BGA dará respuesta a las consultas en un máximo de 10 días hábiles (artículo 14, Ley 1581 de 2012).
4. Los reclamos serán atendidos en un máximo de 15 días hábiles (artículo 15, Ley 1581 de 2012). Si no es posible atenderlos en ese plazo, se informará al titular antes del vencimiento.
5. Si el titular no queda satisfecho con la respuesta, podrá elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en www.sic.gov.co.

8. Compartición de Datos con Terceros

ELCUBO BGA no vende, alquila ni comercializa los datos personales de sus titulares. Sin embargo, en el desarrollo de su actividad, podrá compartir datos con las siguientes categorías de terceros, siempre dentro de las finalidades autorizadas:

• Proveedores de plataformas tecnológicas: Herramientas de reserva en línea (Calendly u similar), sistemas de envío de correos (Mailchimp u similar), plataformas de pago (PSE, Nequi, Daviplata) y servicios de analítica web (Google Analytics). Estos proveedores actúan como Encargados del Tratamiento y están obligados a proteger los datos conforme a sus propias políticas de privacidad y a los contratos suscritos con ELCUBO BGA.
• Plataformas de publicidad digital: Meta Platforms Inc. (Facebook/Instagram) y Google LLC, exclusivamente para la creación de audiencias personalizadas con fines publicitarios, usando mecanismos de privacidad como listas cifradas (hashing). Solo se compartirán datos de titulares que hayan autorizado expresamente el uso de sus datos para marketing.
• Autoridades competentes: Cuando sea requerido por orden judicial, mandato legal o solicitud de una autoridad administrativa competente (SIC, DIAN, Policía Nacional, Fiscalía General de la Nación).
• Socios o cogestores del estudio: Los socios del negocio tendrán acceso a los datos estrictamente necesarios para la administración del estudio, bajo los mismos compromisos de confidencialidad de esta política.

La transferencia de datos a países que no proporcionen niveles adecuados de protección solo se realizará con el consentimiento expreso del titular o bajo las garantías establecidas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

9. Tiempo de Conservación de los Datos

ELCUBO BGA conservará los datos personales durante los siguientes plazos:

10. Medidas de Seguridad

ELCUBO BGA implementa las siguientes medidas técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación:

• Acceso restringido a las bases de datos de clientes, limitado únicamente a los socios y colaboradores autorizados del estudio.
• Uso de contraseñas seguras y autenticación de dos factores para las plataformas que almacenan datos de clientes.
• Cifrado de la información sensible almacenada en entornos digitales.
• Uso de plataformas de pago certificadas con estándares PCI-DSS; ELCUBO BGA no almacena números de tarjetas de crédito.
• Acuerdos de confidencialidad con todos los colaboradores, prestadores de servicios y aliados que tengan acceso a datos de clientes.
• Copias de seguridad periódicas de las bases de datos.
• Protocolo de notificación: en caso de violación de seguridad que pueda afectar los datos personales, ELCUBO BGA notificará a los titulares afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos y plazos establecidos por la ley.

11. Política de Cookies

El sitio web de ELCUBO BGA utiliza cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia del usuario, analizar el tráfico y apoyar acciones de marketing digital. A continuación se describe su uso:

Al ingresar por primera vez al sitio web, el usuario verá un banner de consentimiento de cookies que le permitirá aceptar, rechazar o personalizar su uso. Podrá modificar sus preferencias en cualquier momento desde la configuración de su navegador o a través del enlace ‘Configuración de cookies’ disponible en el pie de página del sitio.

12. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

ELCUBO BGA cumplirá con la obligación de inscribir sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, en los términos del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y conforme a las instrucciones de la SIC, cuando dicha obligación sea aplicable según el tamaño y los activos del negocio.

13. Transferencia y Transmisión Internacional de Datos

En caso de que ELCUBO BGA transfiera o transmita datos personales a destinatarios ubicados fuera de Colombia (por ejemplo, servidores de Google, Meta o plataformas SaaS con sede en el exterior), garantizará que:

• El destinatario ofrezca un nivel adecuado de protección de datos, comparable al colombiano.
• Se hayan implementado cláusulas contractuales estándar que garanticen los derechos de los titulares.
• El titular haya sido informado de esta posibilidad en el momento de la autorización.
• La transferencia cumpla con los requisitos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y las instrucciones de la SIC.

14. Actualizaciones a esta Política

ELCUBO BGA se reserva el derecho de actualizar o modificar la presente Política de Privacidad en cualquier momento, especialmente ante cambios normativos (incluyendo la eventual aprobación de los Proyectos de Ley 214 y 274 de 2025 del Congreso de la República), cambios en las prácticas del negocio o adopción de nuevas tecnologías.

Cuando se realicen cambios materiales, se notificará a los titulares mediante:

• Aviso destacado en el sitio web durante al menos 30 días.
• Comunicación directa por correo electrónico o WhatsApp a los titulares registrados.
• Actualización de la fecha de vigencia en el encabezado de este documento.

El uso continuado del sitio web o de los servicios de ELCUBO BGA tras la publicación de la versión actualizada constituirá aceptación de los nuevos términos.

15. Contacto y Canal de Privacidad

Para cualquier consulta, solicitud o reclamo relacionado con el tratamiento de sus datos personales, puede contactarnos a través de los siguientes canales:

Esta política fue aprobada y rige a partir del mes de mayo de 2026

Versión 1.0  ·  Mayo 2025  ·  De obligatorio cumplimiento para todos los usuarios del estudio

1. Identificación del Estudio

2. Alcance y Obligatoriedad

El presente Reglamento aplica a todas las personas que ingresen al estudio ELCUBO BGA en calidad de arrendatarios, modelos, fotógrafos, videógrafos, directores de arte, maquilladores, estilistas, asistentes, visitantes u observadores, sin excepción. El arrendatario principal es responsable de que todos los integrantes de su equipo conozcan y cumplan estas normas durante la totalidad del tiempo contratado.

3. Ingreso, Aforo y Control de Acceso

3.1 Proceso de ingreso

• El arrendatario deberá presentarse con al menos 10 minutos de anticipación a la hora de inicio de su sesión para realizar el proceso de check-in.
• Se requerirá la presentación de documento de identidad (cédula de ciudadanía, pasaporte o tarjeta de identidad) del arrendatario principal para verificar la reserva.
• El personal de ELCUBO BGA realizará el inventario fotográfico de los equipos incluidos en el paquete (check-in) antes de la entrega.
• El acceso al estudio solo será permitido tras la firma del contrato de alquiler y la entrega del depósito de garantía correspondiente.

3.2 Aforo máximo

El estudio tiene una capacidad máxima de 10 personas simultáneamente dentro del área de shooting, incluyendo al arrendatario, modelos, equipo técnico y visitantes. El aforo máximo en áreas de espera y camerino es de 15 personas adicionales. ELCUBO BGA se reserva el derecho de solicitar la salida de personas que superen el aforo sin afectar el tiempo contratado.

3.3 Visitantes no autorizados

No se permite el ingreso de personas que no estén relacionadas con la producción contratada. El arrendatario debe informar previamente el número de personas que ingresarán al estudio. Las mascotas no están permitidas dentro del estudio, salvo que sean parte de la producción y se haya informado y autorizado previamente.

4. Normas de Uso del Estudio y los Espacios

5. Uso de Equipos del Estudio

Los equipos fotográficos y audiovisuales de ELCUBO BGA son propiedad del estudio y su uso está sujeto a las siguientes normas, además de las condiciones establecidas en el Contrato de Alquiler:

6. Gestión del Tiempo de Sesión

• El tiempo contratado inicia en la hora acordada en la reserva, independientemente de la hora de llegada del arrendatario.
• El tiempo de montaje, desmontaje, cambios de vestuario, retoques de maquillaje y descansos se contabiliza dentro del tiempo contratado.
• Si el arrendatario desea extender la sesión, debe informar al personal con al menos 30 minutos de anticipación al vencimiento del tiempo contratado, sujeto a disponibilidad. La hora adicional tiene un costo de $140.000 y debe pagarse antes de continuar.
• Si el siguiente bloque de tiempo está reservado, la sesión deberá terminar puntualmente en la hora acordada. ELCUBO BGA no podrá autorizar extensiones en ese caso.
• El estudio debe quedar libre y en orden 15 minutos después de la hora de fin, para permitir el check-out y la limpieza antes de la siguiente reserva.

7. Política de Pagos

8. Política de Cancelación y Reagendamiento

El reagendamiento debe efectuarse dentro de los 30 días calendario siguientes a la cancelación, sujeto a disponibilidad de agenda.

9. Comportamiento y Convivencia

• Se espera un trato respetuoso hacia el personal de ELCUBO BGA, otros usuarios del estudio y cualquier persona presente en las instalaciones.
• ELCUBO BGA se reserva el derecho de admisión y permanencia. Podrá solicitar el retiro inmediato de cualquier persona que altere el orden, irrespete al personal o incumpla este reglamento, sin reembolso del tiempo no utilizado.
• Queda prohibido realizar grabaciones del personal de ELCUBO BGA sin su consentimiento expreso.
• Los menores de edad solo podrán ingresar acompañados de un adulto responsable que firme el contrato como arrendatario principal. La responsabilidad sobre el menor recae en el adulto acompañante.
• En caso de emergencia (incendio, sismo u otra), seguir las instrucciones del personal y utilizar las salidas de emergencia señalizadas.

10. Responsabilidad y Limitación de Garantías

ELCUBO BGA no se hace responsable por la pérdida, robo o daño de objetos personales (ropa, accesorios, equipos propios del cliente) dentro de las instalaciones. Se recomienda no traer objetos de valor que no sean necesarios para la producción.

El estudio no tiene custodia de equipos propios del cliente antes ni después de la sesión. Los equipos personales deben estar presentes únicamente durante el tiempo contratado.

11. Propiedad Intelectual del Material Producido

El material fotográfico y audiovisual producido durante la sesión es propiedad exclusiva del arrendatario. ELCUBO BGA no reclama ningún derecho sobre el contenido creado en sus instalaciones.

ELCUBO BGA podrá solicitar, de manera opcional y con consentimiento separado por escrito, autorización para usar imágenes del making-of o del espacio en su propio portafolio, redes sociales y materiales de marketing. Esta autorización es voluntaria y no condiciona la prestación del servicio.

12. Limpieza y Entrega del Espacio

• Al finalizar la sesión, el arrendatario y su equipo deben dejar el espacio en las mismas condiciones en que lo encontraron: props en su lugar, cables recogidos, basuras en los recipientes designados.
• Los residuos de maquillaje, papel, empaques y demás deben depositarse en las papeleras habilitadas.
• Si durante la sesión se ensució el fondo, el piso o alguna superficie del estudio por uso de elementos especiales (agua, alimentos, pintura), el arrendatario informará al personal al finalizar. El costo de limpieza especial se acordará al momento.
• El check-out de equipos se realizará solo cuando el espacio esté recogido. El tiempo de limpieza excesiva podrá descontarse del tiempo de sesión o cobrarse como tiempo adicional.

13. Vigencia y Modificaciones del Reglamento

Este Reglamento Interno tiene vigencia indefinida a partir de mayo de 2025. ELCUBO BGA se reserva el derecho de modificarlo, notificando los cambios con al menos 15 días de anticipación a través del sitio web y los canales de comunicación del estudio.

Al momento de realizar la reserva y/o al ingresar al estudio, el arrendatario declara haber leído y aceptado íntegramente el presente Reglamento.

1. Responsable del Tratamiento

2. Finalidad y Base Legal del Sistema CCTV

ELCUBO BGA opera un sistema de circuito cerrado de televisión (CCTV) con las siguientes finalidades específicas, explícitas y legítimas, conforme al principio de finalidad de la Ley 1581 de 2012:

3. Ubicación de las Cámaras

Las cámaras de ELCUBO BGA están instaladas en las siguientes áreas:

4. Deber de Información — Aviso al Público

Conforme a la Guía de Protección de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia de la SIC y el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012, ELCUBO BGA informa a todas las personas que ingresan al estudio sobre la existencia del sistema CCTV mediante:

• Aviso visible en la entrada principal del estudio con el siguiente texto: «Este establecimiento cuenta con un sistema de videovigilancia (CCTV) para seguridad. Las imágenes son tratadas conforme a la Ley 1581 de 2012. Para información: privacidad@elcubobga.com»
• Cláusula informativa en el Contrato de Alquiler firmado por cada arrendatario antes de iniciar la sesión.
• Mención en la Política de Privacidad publicada en el sitio web www.elcubobga.com

5. Conservación y Eliminación de Grabaciones

El período de 30 días se establece como suficiente para los fines de seguridad del estudio, equilibrando la finalidad legítima con el principio de minimización de datos exigido por la Ley 1581 de 2012.

6. Acceso a las Grabaciones

El acceso a las grabaciones del sistema CCTV está restringido de manera estricta:

7. Medidas de Seguridad del Sistema CCTV

• El DVR/NVR está protegido con contraseña de acceso única, conocida solo por los socios administradores. La contraseña se cambia cada 6 meses.
• El equipo de grabación está ubicado en una zona de acceso restringido, fuera del alcance de clientes y visitantes.
• Las grabaciones no se transmiten por redes inalámbricas sin cifrado.
• En caso de incidente de seguridad que exponga las grabaciones a acceso no autorizado, ELCUBO BGA notificará a los titulares afectados y a la SIC en los términos de ley.
• Se realizará una revisión técnica del sistema CCTV al menos una vez al año para verificar su correcto funcionamiento y la integridad de las grabaciones.

8. Derechos del Titular de los Datos

Las personas captadas por el sistema CCTV de ELCUBO BGA tienen los siguientes derechos conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

9. Consecuencias del Incumplimiento

ELCUBO BGA es consciente de las consecuencias del uso inadecuado de sistemas CCTV en Colombia:

• La SIC puede imponer multas de hasta 2.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes por infracciones a la Ley 1581 de 2012 relacionadas con videovigilancia (Art. 23).
• La instalación de cámaras en zonas privadas (baños, camerinos) puede constituir el delito de violación a la intimidad (Art. 192 Código Penal), sancionado con pena de prisión.
• El acceso o divulgación no autorizada de grabaciones puede configurar el delito de violación de datos personales (Art. 269F Código Penal).
• La no instalación del aviso visible de videovigilancia constituye una infracción al deber de información del artículo 12 de la Ley 1581 de 2012.

10. Vigencia y Actualizaciones

Esta Política de Videovigilancia tiene vigencia indefinida desde mayo de 2025. Se actualizará ante cambios normativos o modificaciones al sistema CCTV. Las actualizaciones serán notificadas a través del sitio web y del canal de reservas de ELCUBO BGA con al menos 15 días de anticipación.

Para consultas o ejercicio de derechos relacionados con el sistema CCTV, contactar a: privacidad@elcubobga.com | Asunto: ‘SOLICITUD VIDEOVIGILANCIA — [su nombre]’